Відділ об’єднаного трудового архіву сільських та селищних рад

Звіт

про роботу відділу обєднаного трудового архіву за 9 місяців 2019 року

 

 

На сьогоднішній день в трудовому архіві на зберіганні знаходиться 11935 одиниць збереження по 176 фондам. Це документи з особового складу організацій, підприємств, установ, які після припинення своєї діяльності передали напрацьовані документи на зберігання.

На виконання районної Програми «Архів – захист історичної пам’яті Одещини» на 2018-2020 роки» збільшено протяжність стелажного обладнання (стелажних полиць) на 15 пог.м та забезпечено коробками для зберігання документів – в кількості 100 коробок на сумму 8 тис.грн.

За звітний період  2019 року проведено ремонт документів з паперовою основою на 22 аркушах по  ТОВ «Суворова», ТОВ «Кордонське», СТОВ «Ониськове», КСП «Мічуріна», ТОВ “Автобаза Одесам’ясо”, Комінтернівська ремонтно-будівельна дільниця.

За 9 місяців 2019 року  відділом об’єднаного трудового архіву          прийнято на зберігання документів з особового складу  на 556 одиниць збереження по 5 фондам.

Продовжено  роботу над  створенням електронної бази даних по описах з особового складу.

Ведеться робота над базою даних до ліквідованих організацій (71 організація), які зверталися до відділу  об’єднаного трудового архіву, але документи в яких з особового складу були втрачені чи не велися.

Описано документів з особового складу та погоджено  Експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву Одеської області на  556 одиниць збереження.

За дев’ять місяців 2019 року до відділу об’єднаного трудового архіву надійшло 788 запитів від громадян та організацій – видано 788 позитивних відповідей.

Більшість запитів надходять від громадян – мешканців Лиманського району, на другому місці запити, які надходять від громадян, які проживають за межами району та Одеської області, а потім ідуть запити від громадян, які проживають за межами України. Також до відділу надходять запити від управлінь Пенсійного фонду України різних областей про підтвердження факту роботи громадян на підприємствах, організаціях та установах району, документи яких знаходяться у відділі на зберіганні. Крім цього надходять листи від Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області та  про перевірку вже нарахованих пенсій громадянам за різні роки.

 

 

Начальник відділу об’єднаного трудового архіву                         Р. К. Колосова

 

 

 

*********************

Додаток 1

до рішення районної ради

від 24 липня 2015 року

№717-УІ

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ об’єднаного трудового архіву сільських та селищних рад  Комінтернівської районної ради.

 

  1. Відділ об’єднаного трудового архіву сільських та селищних рад Комінтернівської районної ради (далі – Відділ) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб – підприємців, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи), відповідно до статті 43 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та статті 29 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Архівні документи передаються до Відділу  у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

  1. Відділ утворюється за рішенням районної ради на підставі делегування сільськими, селищними радами району частини власних повноважень на його створення і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково – технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
  1. Відділ підпорядковується засновнику – Комінтернівській районній раді, та підзвітний і підконтрольний Державному архіву Одеської області.
  1. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями і розпорядженнями районної ради, іншими нормативно – правовими актами та положенням про відділ об’єднаного трудового архіву.
  1. Основними завданнями Відділу є:

– забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

– додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

  1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
  • здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, погодженими Державним архівом Одеської області;
  • здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
  • здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
  • веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Відділу;
  • здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності та підпорядкування, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на цій території; ;
  • забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на території району;
  • здійснює науково – технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню у Відділі;
  • проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються у Відділі, подає на розгляд експертній комісії Державного архіву Одеської області описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій – джерел комплектування та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
  • веде облік документів, що зберігаються у Відділі, у тому числі шляхом створення та накопичення облікових баз даних;
  • створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
  • здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Відділі;
  • організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
  • інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства та організації про склад і зміст документів Відділу;
  • видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
  • забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
  • вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних підрозділів.
  1. Для виконання покладених на Відділ завдань йому надається право:
  • надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Відділу;
  • брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
  • брати участь у нарадах, які проводить районна рада, районна державна адміністрація, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів області, архівний відділ райдержадміністрації в разі розгляду на них питань роботи з документами.
  1. Відділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова районної ради та звітує перед зазначеною посадовою особою про проведену роботу.
  1. У Відділі зберігаються:
  • документи тривалого строку зберігання з кадрових питань ( з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території району;
  • виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
  • довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
  1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади головою районної ради.
  1. Начальник відділу об’єднаного трудового архіву:

– організовує діяльність Відділу, персонально відповідає за виконання покладених на Відділ завдань;

– вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу представників підприємств, установ і організацій – джерел комплектування,  інших користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

– проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції Відділу;

– представляє  Відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

  1. Службові обов’язки працівників Відділу об’єднаного трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються головою районної ради.
  1. Штатний розпис Відділу об’єднаного трудового архіву затверджує районна рада з урахуванням виконання всіх покладених на архів завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
  1. Порядок взаємодії Відділу з іншими підрозділами районної ради визначає голова районної ради.
  1. Відділ об’єднаного трудового архіву має власну печатку зі своїм найменуванням і бланки для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів.

 

 

Голова Комінтернівської

районної ради                                                                        Г.О.Тефтул

 


Поштова адреса відділу: смт Доброслав, вул. Центральна, 75

 тел. 04855-9-12-96

Начальник відділу – Колосова Раїса Костянтинівна